با توجه به سوالات مکرر همکاران درخصوص نحوه تنظیم و ارسال فرم (حفاظت) مربوط به اطلاعات سردفتران ، دفتریاران و کارکنان شاغل در دفاتر و نحوه مراحل تکمیل آن خدمتتان اعلام می گردد :
۱-فرم اطلاعات سردفتران ، دفتریاران وکارکنان شاغل در دفترخانه از سایت اداره کل ثبت اسناد و املاک کرمان به نشانی kr.ssaa.irپرینت گرفته شود.
۲-با خودکار آبی توسط سردفتر،دفتریار وکلیه کارکنان دائم و پاره وقت برای هر شخص جداگانه و با الصاق عکس تکمیل و امضاء گردد.
۳-تمامی اوراق تکمیل شده برای هر فرد اعم از سردفتر ، دفتریار وکارمندان دائم و پاره وقت بصورت رنگی و باکیفیت بالا اسکن شود.
۴-مجدداً با مراجعه به سایت اداره کل ثبت اسناد و املاک استان کرمان به نشانی فوق جدول اکسل دانلود و اطلاعات خواسته شده عیناً در جدول اکسل وارد و تکمیل گردد و با این توضیح که نیاز به پرینت گرفتن نمی باشد و در ردیف یک مشخصات سردفتر و در ردیف دوم مشخصات دفتریار اول و در ردیف سوم مشخصات دفتریار دوم و در ردیف های بعدی مشخصات کارکنان تکمیل گردد .
۵-بعد از تکمیل فرم اطلاعات سردفتران ، دفتریاران وکارکنان آنرا اسکن و به همراه تکمیل جدول اکسل بر روی یک لوح فشرده سی دی رایت شده و سی دی مزبور به همراه اصل فرم های اطلاعات فوق الذکر تحویل رابط حفاظت در اداره ثبت اسناد و املاک حوزه ثبتی دفترخانه گردد .